一、工作场景说明
在企业的日常运营中，人力资源管理（HR）是一项关键任务。其中，合同管理是HR工作中不可或缺的一环。当员工的劳动合同即将到期时，HR部门需要确保及时进行续约或处理离职事宜，以避免潜在的劳动法律风险和人力资源的流失。传统上，这项工作通常需要HR人员手动检查每个员工的合同到期日期，并设置提醒。这不仅效率低下，而且容易出错，特别是在员工数量众多的大型企业中。
为了解决这一问题，企业可以借助HR AI系统来实现劳动合同到期的智能提醒。这种系统能够通过数据分析与机器学习技术，自动监测和跟踪员工合同的到期情况，并在合同到期前发出智能提醒，从而帮助HR部门更加高效、准确地完成合同管理任务。
二、示例AI提示词
角色定义
AI系统（以DeepSeek为例）：扮演智能合同管理助手角色。
任务描述
1. 任务：监测合同到期
要求AI系统持续监测企业所有员工的劳动合同到期情况。
2. 任务：智能提醒
当发现某份劳动合同即将到期时（例如，距离到期日期还有30天），AI系统需自动生成提醒信息。
3. 任务：生成续约或处理离职建议
基于历史数据和业务规则，AI系统应能分析即将到期合同的员工情况，生成续约或处理离职的初步建议。
提示词格式与要求
AI系统（HR智能助手）任务开始
任务1：监测并分析所有员工劳动合同到期情况；
要求1：对合同到期日进行精确的数据抓取与跟踪；
要求2：定期（如每月）进行数据分析，识别即将到期的合同。
任务2：生成智能提醒；
要求1：在合同到期前预设天数（如30天）内发出提醒；
要求2：提醒信息需包含员工姓名、合同到期日期及续约或处理建议等关键信息。
任务3：提供续约或离职处理建议；
要求3：根据员工绩效、部门需求等多维度信息提供分析建议；
要求4：结合业务规则库生成初步的续约或处理策略建议。
三、操作建议
在利用AI系统进行劳动合同到期的智能提醒时，企业可根据实际需要上传以下相关附件：
1. 员工合同数据库：包含所有员工的劳动合同信息，供AI系统进行数据抓取与分析。
2. 业务规则库：包含企业特定的业务规则和政策，如续约标准、离职流程等，供AI系统在进行合同管理时参考。
3. 员工绩效数据：通过上传员工的绩效数据，AI系统能够更准确地根据员工表现提供续约或处理建议。
同时，为确保信息安全和企业敏感信息不外泄，企业需做好以下脱敏措施：
对上传的附件进行加密处理或设置访问权限；
定期审查AI系统的数据处理与存储机制，确保敏感信息得到妥善保管；
对外分享数据前进行全面脱敏处理，并严格遵循相关法律法规的规定。
通过上述的智能提醒系统与操作建议的结合，企业可以更加高效、安全地管理其员工的劳动合同到期情况，从而降低潜在的法律风险并优化人力资源配置。

来源：三茅网

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